Huishoudelijk reglement – Joods Jongerenfonds

Stichting Joods Jongerenfonds

Vastgesteld op 1 augustus 2019

Dit huishoudelijk reglement vervangt het Huishoudelijk reglement van de Stichting Joods Jongeren Fonds, zoals is vastgesteld op 23 juni 2015. Het wordt aangeduid als Huishoudelijk Reglement 2019.

Begripsbepaling

In dit reglement wordt verstaan onder:

de stichting: de Stichting Joods Jongeren Fonds, statutair gevestigd te Amsterdam;
de statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op [DATUM 2014] bij notaris E.O. Spier te Amsterdam;
het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de Statuten;
inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid en uitkeringsreglement

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan en uitkeringsreglement:

Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting (budget) waarin het jaarlijkse maximaal beschikbare vermogen voor uitkering is vastgelegd en dient te worden goedgekeurd door het CJO

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur:

bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Besluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere de statuten, het beleidsplan en de projectbudgetten. Bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn op de eerstvolgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bovenop de staande herverkiezingvolgorde;
ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen.
uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur. Bestuursleden dienen woonachtig te zijn in Nederland en tenminste Joods te zijn of een Joodse grootouder te hebben;
nieuwe bestuursleden worden benoemd na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
vormt een brede afspiegeling van de Joodse gemeenschap.

De voorzitter:

heeft algemene leiding van de stichting;
vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
overlegt met officiële instanties;
geeft leiding aan het bestuur;
is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit zonodig jaarlijks;
coördineert en stuurt activiteiten;
ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.

De vicevoorzitter:

Wordt benoemd en ontslagen door het CJO, na raadpleging van het zittend bestuur.

vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
voert jaarlijks een kascontrole uit. De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de vicevoorzitter, bij toerbeurt.
doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen.
voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge.
verzorgt (tussentijdse) rapportages en evaluaties;
is klokkenluider: houdt intern toezicht op het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement, afspraken op bestuursvergaderingen. Vervult deze rol in ieder geval tot het moment dat een Raad van Toezicht wordt benoemd;
beheert de database, waarin de gegevens van bestuurleden, ex-bestuursleden, de donateurs en de vertegenwoordigers van de gesubsidieerde goede doelen zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat deze database actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

De penningmeester:

zolang tot het vermogen van de stichting tevens de individuele gelden behoren, wordt de penningmeester van de stichting – in functie – benoemd door het CJO na raadpleging van het zittende bestuur van de stichting. Deze bevoegdheid tot benoeming komt te vervallen indien tot het vermogen van de stichting geen individuele gelden meer behoren, dit ter beoordeling van het CJO.;
voert de financiële administratie;
waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name met het oog op continuïteit van de stichting;
stelt financiële overzichten op;
stelt de jaarbegroting op en in samenwerking met de voorzitter het meerjarig beleidsplan;
maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag in lijn is met de wettelijke bepalingen.
beheert de kas, de bankrekeningen, spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.

De individuele gelden staan op een separate bankrekening geparkeerd. De penningmeester accordeert in samenspraak en na medetekenen van het CJO de jaarlijkse vrijval van het beschikbare budget naar de lopende betaalrekening van het JJF, welk vereiste van medetekening geformaliseerd zal zijn door middel van de tekeningsbevoegdheid van de penningmeester.

De secretaris:

maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
- De datum en plaats van de vergadering;
- De aanwezige en afwezige bestuursleden;
- De verleende volmachten;
- De genomen besluiten;

stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
ondersteunt de penningmeester en de voorzitter bij opstellen van het meerjarig beleidsplan;
ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
archiveert alle relevante documenten;
zorgt er voor dat het actuele gedeelte van het archief via de website voor alle bestuursleden te downloaden is.

De externe adviseur:

is een ter zake kundige persoon of organisatie, die belast is met het namens het bestuur toekennen en vaststellen van subsidies tot een maximum van €1000 aan individuen.
wordt door en in overleg met het bestuur en op voordracht van het Centraal Joods Overleg benoemd;
richt haar werkzaamheden op uitkeringen die worden gedaan onder het uitkeringsreglement ten behoeve van individuele aanvragers;
kan gevraagd dan wel ongevraagd aan het bestuur adviezen verstrekken over het beleidsplan en uitkeringsreglement voor zover dit betrekking heeft op individuele uitkeringen;
is een deskundig persoon;
kan de functie van vertrouwenspersoon worden toebedeeld en in dat kader verantwoordelijk zijn om gegevens te anonimiseren en als zodanig aan het bestuur voor te leggen;
vervult een onbezoldigde eervolle functie;
kan agendapunten voorstellen.

Besluiten

Het bestuur:

neemt alle besluiten voor aanvragen voor collectieve doelen. Dit na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
Bekrachtigt de door de externe deskundige uitgekeerde en vastgestelde individuele subsidies, niet eerder dan daarvan gedocumenteerd verslag is gedaan door de externe deskundige en de vastgestelde limieten niet zijn overschreden.
neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt;
neemt besluiten buiten vergadering met unanieme stem door middel van schriftelijke instemming door het voltallige bestuur;
staken de stemmen dan is het voorstel verworpen.
Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Vergaderingen

Frequentie

Het bestuur vergadert ten minste twee maal per jaar, waarvan één maal per jaar een jaarvergadering is. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
Vergaderingen kunnen ook per digitale videoverbinding of per telefoon plaatsvinden.
Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 3 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen drie weken na het indienen van het verzoek gehouden.
Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Agenda

Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk vijf dagen voor aanvang van de vergadering door aan het bestuur en de externe deskundige. Hiervan kan slechts worden afgeweken indien de vergadering binnen een termijn van twee dagen wordt geagendeerd.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde af te wijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Notulen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) en actielijst gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden en de externe deskundige.

Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.

Inbreng tijdens de vergadering

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.
Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter en/of de vicevoorzitter van die vergadering.

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

het Centraal Joods Overleg;
subsidiegevers en donateurs;
gesubsidieerde goede doelen;
goede doelen die voor toekomstige subsidiëring in aanmerking komen;
de media.

Alle communicatie wordt vooraf, en in gevallen waarin dit niet mogelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de voorzitter en op diens aangeven ook met de secretaris en overige bestuursleden.

Donaties en declaraties

Grotere donaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de stichting, dan wel de notaris van de stichting, welke indien nodig hiervoor bevoegd is.
Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel.
Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie worden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen tien werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Terughoudendheid hiervan is gepast.
In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen.
Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren. De externe deskundige is gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers te declareren na voorafgaande goedkeuring van de voorzitter of vicevoorzitter.
Voor declaraties wordt het standaardformulier “Declaratie” gehanteerd.

Bescherming van persoonsgegevens

De stichting hanteert het volgende beleid voor bescherming van persoonsgegevens:

op persoonsgegevens in bezit van de stichting is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing;
aanvragers zal worden voorgelegd in te stemmen met directe betaling en verstrekking van zijn gegevens aan de ontvangende organisatie;
het dient aanvragers bekend te zijn wie toegang heeft tot welke gegevens. In dat kader kan onderscheid worden gemaakt op drie niveaus:
- Externe deskundige: volledige toegang tot het volledige dossier;
- Database beheerder: toegang tot de aanvraag, maar niet tot eventuele verdere communicatie;
- Penningmeester en accountant: toegang tot financiële gegevens;

gegevens van aanvragen worden na vijf jaar gewist, of zoveel later als wettelijk is vereist;
gegevens worden opgeslagen op digitale gegevensdragers;

Vermogensbeheer

Het bestuur ziet erop toe dat een defensief bellegingsprofiel wordt aangehouden waarbij beperkt risico wordt gelopen met als doel het vermogen te waarborgen. Ter uitvoering van het vermogensbeheer zal advies worden ingewonnen bij een professionele instantie.

Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt. De externe deskundige kan uit haar taken worden ontheven indien zij handelt in strijd met de belangen van de stichting.

Slotbepalingen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.